(一)总 则
第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
(二)档案管理
第三条 归档范围：
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
第五条 档案的借阅与索取：
1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档;
2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续;
3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
第六条 档案的销毁：
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;
2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 (三)印鉴管理
第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。
第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。
第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。
第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。
(四)公文打印管理
第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。
第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。
第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。#p#分页标题#e#
(五)办公及劳保用品的管理
第十五条 办公用品的购发：
1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室;
2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算;经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回;
3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用;
4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作;
5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好; 【1】【2】
6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;
7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。
第十六条 劳保用品的购发：
劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。
(六)库房管理
第十七条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
第十八条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
第十九条 物资入库后，应当日填写帐卡。
第二十条 严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。
第二十一条 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。
第二十二条 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。
第二十三条 库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。
(七)报刊及邮发管理
第二十四条 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。
第二十五条 报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。 第二十六条 任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。#p#分页标题#e#
(八)附则
第二十七条 公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。
(一)私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。
(二)所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发;
(三)控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。
第二十八条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。
第二十九条 本规定解释权归总经理办公室。
第三十条 本规定从发布之日起生效。
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第一条 我厂通讯设备及线路的维护保养工作应严格遵循邮电部电信总局关于市内电话用户交换管理的有关规定。
第二条 机线维护人员应熟悉并掌握本厂使用机线设备的性能、结构原理及其测试、调整、维修技能。要严格按照邮电部电信总局关于《市话用户交换机技术维护标准和周期》的规定，切实做好机线的经常性维护保养工作。
第三条 机线维护人员应与话务人员密切合作，共同努力，使通讯设备、仪器、工具经常保持整齐清洁，完整完损，性能良好，运行正常。
第四条 ××应负责组织领导适时编制年度、月度通讯设备线路的维护修理计划，报送有关主管部门归口平衡，并组织督促机线维护人员按时完成维修计划。
第五条 机线维护人员应认真作好日常维护保养工作的原始记录积累，保管好通讯设备及维修情况的技术资料。
主要原始记录应包括：
1.工作日记;
2.各种障碍记录;
3.维修作业计划(年度、月度);
4.机历卡、用户卡片;
5.蓄电池充放电记录;
6.其他有关原始记录。
主要技术资料应包括：
1.有关设备维护说明书;
2.机房电力布线系统图;
3.电缆、杆线、分机设备布置图;
4.维修情况记录。
第六条 各单位话机安装、拆迁，应书面向××提出申请，经××批准后，由机线维护人员负责装、拆、迁，并开具内部协作加工单，按实核算材料、工时费用，交财务转帐。
第七条 机线维护人员应随时将自己的去向(工作地点)用电话告知总机房，以便在通讯设备发生故障，可随时召唤，尽快处理。
第一条 为建立企业形象，提高员工荣誉感，并显示本公司同仁身份，故全员应配挂名牌。
第二条 名牌一律挂在上衣上三个扣子间，不得挂于腰际或以其外衣遮盖，违者以未配名牌处理。#p#分页标题#e#
第三条 上班时间，员工应于办公场所及门市部配挂名牌。
第四条 新进人员于试用期间仍应挂公司名牌，但可不刻名字，期满后由管理部订制;离职时应缴回，否则折价赔偿100元;任职未满8个月离职时应扣工本费60元。
第五条 名牌有遗失或损坏，应通知管理部补发，每枚扣缴工本费60元;如为故意损坏，并记小过一次。因公损坏时应报请单位主管签证后，交管理部补发。
第六条 凡有下列情形之一者，视情节轻重予以适当处分、解雇或移交法办：
(一)利用名牌在外作不正当的事情者。
(二)将名牌借给非本公司同仁，而在外破坏本公司名誉或肇事者。
第七条 各单位主管应督促所属员工挂名牌，并由管理部负责追踪考核工作，未挂者每月第一次警告，第二次起每次罚款20元，第三次(不含)以上者，除罚款外，每次记申诫一次，主管并连带处分。门市部人员统由门市经理负责督导。
第八条 本办法经呈总经理核准后施行，修改时亦同。
(一)兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特订定本办法。
(二)参观种类：
1.定时参观：先以公文或电话预先约定参观时间与范围。
(1)团体参观：机关学校或社会团体约定来厂参观者。
(2)贵宾参观：政府首长社会名流以及国内外各大企业负责人经公司允准来厂参观者。
(3)普通参观：一般客户或业务有关人员来厂参观者。
2.临时参观：因业务需要临时决定来厂参观者。
(三)接待方式：
1.团体参观：凡参观人数能在会客室容纳者，均以烟茶招待，否则一律免于招待，至于陪同人员由管理部协调有关单位决定。
2.贵宾参观：按公司通知以咖啡、西点、冷饮、烟茶或其他方式招待的，并由公司高级人员陪同或由有关单位简报。
3.普通参观：以烟茶招待的，由管理部或有关部门派员陪同。
4.临时参观：同普通参观。
(四)参观规则：
1.贵宾参观及团体参观：由公司核准并于参观前三日将参观通知单填送各工地管理部门，以凭办理接待，如事出至急先以电话通知后补通知单。
2.普通参观：由各部经理核准，并于参观前一日将参观通知单填送工地，以利接待，但参观涉及两个部以上者，应比照团体参观办理。
3.临时参观：由各部经(副)理核定，并于参观前一小时以电话通知各工地管理部办理接待，如参观涉及两个部以上者，应商请管理部协调办理之。
4.未经核准的参观人员，一律拒绝参观，擅自率领参观人员参观者，得按泄露商业机密论。#p#分页标题#e#
5.参观人员除特准者外，一律婉拒拍照，并由陪同参观人员委婉说明。
(五)本办法如有未尽事宜得随时检讨修正。
(六)本办法呈报公司核准后公布施行。
(一)本公司员工上下班，悉依本细则行之。
(二)本公司员工应按作息时间之规定准时到退。
(三)上班时间3分钟后15分钟内为迟到，十五分钟后列为旷职(工)，早退者一律作旷职半日论，不得补请事假，病假抵充，违者作旷职(工)半日论。
(四)迟到早退按下列办理：
1.迟到次数的计算，以当月为限。
2.迟到折合的事假，均按事假规定办理。
3.当月第一次迟到不计，第二次以事假2小时计，第三次加4小时计，以后每多一次即累加
2小时计算。
4.15分钟内早退者一律作旷职(工)半日论。
(五)旷职(工)按下列规定办理：
1.旷职(工)不发当日薪资。
2.连续旷职(工)三天或一个月内累计6天，均予开除。
(六)上下班因公外出经过门房，如警卫人员有所询问或检查，应即接受，不得拒绝，违者议 处。
(七)上下班打卡及进出行动，均应严守秩序，原则如下：
1.无论何种班次，上班者均应于规定的上班时间前先吃饭后打卡，不得于上班打卡后出外吃
饭或办理私事。
2.下班者应先打卡后外出。
3.下班铃声响后，方得停止工作，不得未打下班铃，即行等候打卡，如有故违，查实后即按
擅离职守处分，主管人员应负连带的责任。
4.下班时除保修人员外其他人员在厂区内至各单位洽办公务，应一律于下班前回返本单位岗
位上，再遵上条规定打卡外出。
(八)上下班打卡均须本人亲自打卡，不得托人代打，否则除予旷职(工)半日论处，其代人打卡者，受同等处分。
(九)工作时间内，不论日夜班，凡有睡觉和擅离工作岗位及其他聊天怠惰情形予以议处。
(十)日夜轮班工作，应按时交班，接班，倘接班者届时未到，应报请主管处理不得擅自离去。
(十一)工作时间内，因事外出，须时有请假单或公出证交门房或控制室，否则警卫或人事人员有权禁止外出(总公司人员，亦应将请假单，公出证交人事单位登记，否则按第九条办理，推销营业人员因公外出，不必填写公出证，但应向其主管报备)月底由各单位主管在式卡上签证。
(十二)本细则由经理级会议研讨通过并呈总经理核定后施行，修订时亦同。
(一)公司制服的发放，必须是本公司的正式调入职工和已正式办理了招工手续的合同制职工。借调人员、聘用人员和临时工(含试用)的制服发放，先公司垫付，然后以在本公司服务的实际工作年限折旧报销。#p#分页标题#e#
(二)各类人员工作服装
1.公司的干部、职工(含借调、聘用和临时工)按其所从事的工种发放工作服装。
2.凡是从事工种工作的职工，按工作时间最长的工种发给工作服装。
(三)制服、工作服和其它劳保用品的制作(购买)和管理。
1.公司制服、工作服和其它劳保用品由公司总务部统一加工制作(购买)和发放。
2.对于公司制服和工作服装，任何部门和个人不得随意更改。
3.对于调离公司的人员(含借、聘、临工)，要求收回服装不足使用年限部分的成本费。成本费的计算公式：每年摊销费=服装价格÷使用年限
4.制服要按公司要求统一着装，妥善保管，遗失自费补做。
(四)本规定从下文之日起执行，具体有关细则由公司人培部负责解释。
(五)员工制服、劳保用品使用年限表附后。
(第一部分)
?□ 准备工作?
营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完成，如未完成应速办妥。?
1.营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品，如需准备(counter sample)或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应立即准备齐全，如有问题不能解决，应立即向主管经理请示如何处理。?
2.营业助理需准备客户所欲购项目的最新报价，以满足客户再订购的需要。?
3.营业助理应客户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再与饭店联络，不可有误。?
4.营业助理须通知装押助理，最迟于客户来京前一日备妥ool(outstanding order list)。?
5.如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应即与其联系协调妥善，对大客户来京应预告其到公司日期。?
□ 客户当日工作?
1?如需到机场迎接，营业部助理应向总务科协调安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提早5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。?
2?如客户需赴工厂察看，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。?
3?如客户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。?
□ 客户来公司当日?
1.赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。?
2.如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室有关人员准备。?
3.如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。?
□ 客户接洽业务?#p#分页标题#e#
1.营业部经理及助理陪客户挑选样品。?
2.经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格。如有必要，可与有关科长协调报价。如客户系以c&f或cif条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户前曾购买者，则应记录前次厂价与卖价。?
3.与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。?
4.如客户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期)。?
5.如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品，营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归还原处。?
6.客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因并告以何时答复。?
7.与客户洽谈中，对客户所交代之工作应于下次洽谈前完成。?
□ 整理o/c或报价单?
1.应客户需要，将洽谈中有兴趣的产品，营业助理与采购有关科长协调整理报价单，经主管经理核阅后打出交给客户。?
2.客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限期内将o/c单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按o/c所需份数多加二份。如系c&f或cif时，o/c上之材数不予打出。?
3.营业助理，应立即核对o/c是否与底稿相符，如有错误即自行修改确实无误，然后抽出一份o/c请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押助理。?
(第二部分)
须经确认的样品、印刷品?
1.如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外客户确认通过后，立即以公司印妥之表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收，并在原境内订单装运联上登记后再交回营业助理留存，如有电话通知工厂，应补寄正式通知以便安排出货。?
2.客户正式确认通过的样品，应通知有关外务员或科长，明确规格以便验货。?
?□ 验货?
1.如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌，或因地区偏远无法前往承制厂商验货或因承制厂商质量差，外务人员不能决定可出货时，外务人员来电或来函通知营业助理应即请示主管经理如何处理。?
2.营业助理因解决重要问题须前往工厂时，应填出差申请表返回公司后凭出差报告表，向总务科请领差旅费。?#p#分页标题#e#
3.所有订单的验货联均由管理中心直接寄交外务员，以便协助催货，如助理需到仓库验货，自行找装运联或留底联。?
□ 申请境外(内)佣金赔偿?
1.营业助理填妥申请书，送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长，如赔偿须扣工厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交会计，一份交稽核，一份交采购科长，一份留底，以便工厂清款时扣除，如系亲交来京的客户，须备妥收据及护照影本送交会计制单(申请书为四联，其中一份留底)。?
2.支付境外佣金时必须：?
(1)与境外公司订有佣金可在任何地点支付的契约影印本交会计。?
(2)每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据来京支领。?
3.押汇科长收到境外汇款支出申请单，送交有关会计签收一份，另一份交稽核。?
□ 对样品处理?
1.出货样品：营业助理必须取得，并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样。?
2.收到工厂新样品，呈阅主管经理后，应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送采购部有关科长编资料。?
3.承办助理收到新样品，应从速送采购部，如获订单，可得奖金。?
4.有秘密样品(专利或只能卖给专门客户)不可随便陈列样品室。其订单及样品函的科长栏应改填经理名。?
5.如需向资料中心借出样品时，应填写"样品外借申请单"连同彩色照片呈总经理核准后方可借出。?
6.如有不可陈列的印刷盒，由承办助理于出货sample上注明"不可陈列"字样，先交管理中心销案后，再由管理中心送交承办助理保管。?
□ 注销境内订单?
1.营业助理向装押助理签收"营业部订单货款支付核准单"须详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交管理中心核对，无误后签名呈阅经理，并将原境内订单留底上予以注销。?
2.凡有退关税或退货税的工厂在未结关前清款一律保留50%(包括送仓库货)。如工厂急需货款，也应先开来保证票。?
□ 接到o/c与境内订单?
装押助理收到由营业助理转来的o/c与境内订单时，应核对o/c与境内订单上包装、数量是否完全相符，如发生错误或有疑问时，应立即与营业助理协调或请示主管经理如何处理。?
□ 签收l/c影本?
1.押汇科长收到l/c后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅并在存档之o/c上登记l/c号码，s/d、v/d以及金额后，交装押助理。(validity of delivery)? 1 2 #p#分页标题#e#
(第三部分)
装船通知单?
1.依照境内订单的规定交货日期1个月至1个半月前开始作业，由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单。?
送货柜场者：共四联?
第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。?
第二、三联：
(1)寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、
净重、毛重、体积、未能如期交货原因后寄回经理，再交装押助理协
调安排出货。
(2)如每一item超过美金5千元者，第二联交有关科长，第三联仍寄
交交外务员。?
第四联：装押助理存查。?
货送仓库者：填"送仓装船通知单"，共二联?
第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。?
第二联：装押助理存查。?
如重要订单未能如期交货，得填写"重要订单逾期追问单"交有关科长协助处理。?
2.如境内订单规定收到l/c后才通知生产者，收到l/c当日即发出装船
通知单上注明"l/c已收到"船期通常以s/d期限前三星期为宜。(弹性应用)(schedule delivery)?
3.如境内订单规定须等样品确实通过才生产者，当收到客户确认或回电时，由营业助理填写确认函交工厂，并将留底联交有关装押助理签收，并在境内订单装运联上登记后，再交回营业助理，以便安排船期。?
4.如出口美、日地区，应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥，可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，以便向"经济部"商品检验局申请产地证明书。?
5.需确实注意出口货品是否含有须办冲退税进口零件，协调报关行后与有关工厂办理手续。?
□ 催货?
1.送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货，应立即会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货。?
2.退税资料寄回本公司时，应先告知工厂填写承办人姓名，否则经常很多助理有同一家工厂的货，退税资料往往误传，而发生工厂不能退税的麻烦。?
□ 收到仓库送来的进货单?
1.装押助理收到进货单应立即核对所列之唛头、数量、包装情况是否与境内订单符合，如需更正即刻通知仓储科长处理。?
2.收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订"营业部订单货款支付核准单"。? 3.如未通知送货柜场而擅自送到仓库的，应扣运费。?
□ 签订s/o?#p#分页标题#e#
1.依据出货明细表及境内订单装运联所示大约材数计算体积重量。?
2.向拟装运之船公司或报关行查询是否确实签到s/o(shipping order)。?
3.船期如有提前或延后，应立即与工厂联系务必配合。?
4.打s/o时须查核是否每张均打，如有漏打，应立即补上，以免报关行在船公司重打，浪费时间。?
5.签s/o的时间应提早一星期或两星期，或事先以电话与船公司联络订船位。?
6.如装整台货柜时，货物实际重量不可超过船公司所规定的重量，如超过时应立即请示主管经理处理。?
□ 结关前?
1.如由仓库装货柜出货者，应提前将出货明细表一份交仓储科科长，以便送货(货未到尚未验货，应在明细表上注明)。?
2.如由仓库出卡车者，须在结关前二天将出货明细表交押汇科长，以便及时通知卡车，货未到或尚未验货必须在明细表上注明。?
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